ELO Professional 7.0 dokumentumkezelő és archiváló szoftver

Manapság az összes információ körülbelül 70%-át elektronikus formában tárolják. Ekkora információmennyiség kezeléséhez nagy teljesítményű iratkezelő rendszerek (DMS) alkalmazása vált szükségessé.

Egy intelligens szoftver dolga, hogy az emberek és a számítógépek közti érintkezési felületetet a lehető legmegbízhatóbbá és hibamentessé tegye. Ez azt jelenti, hogy a DMS-t mindenki könnyen tudja használni. Az iratkezelő rendszerek használata növeli a vállalati workflow hatékonyságát, csökkenti a költségeket, elősegíti az iratok biztonságát és növeli az archiválás kapacitását.

Egy, a hagyományos és a DMS archívumok közti összehasonlítás a következőt mutatta ki:

A DMS 75%-kal csökkenti az iratkezelésre fordított időt, míg az archívum kapacitását 140-szeresére növeli harmadannyi költségráfordítással.

Ez teszi a DMS szoftvert a gazdaságossági faktor kulcsfontosságú elemévé: szakértők becslése szerint a potenciális megtakarítás egyedül Németországban elérheti a 150 milliárd eurót! Az ELO Digital Office GmbH kifejlesztette a megfelelő eszközt ennek eléréséhez! Egyszerűen használható kezelőfelület, mely egy rendkívül hatékony szoftver része: ez az ELOprofessional. Az ELOprofessional segít cégének abban, hogy azonnali lépéseket tegyen versenyképessége fokozása érdekében. A következő oldalak bemutatják a lehetséges megoldásokat az ELOprofessional segítségével.

Hatékony dokumentumtárolás

Függetlenül attól, hogy a dokumentumok szkennelt formában vannak, Microsoft Office-ban mentették-e el őket vagy egyenesen az archívumba kerültek, az ELO DMS szoftver képes rá, hogy egy adott folyamatba beillessze azokat (indexbe, fájlba vagy mappába) a testreszabható szűrők és archiváló parancssorok segítségével. A Microsoft Explorer struktúrái könnyen átmásolhatók vontatással (drag & drop). A besorolási sémák automatikusan feltöltődnek munkánk során, bármikor lehetővé téve a későbbi visszakeresést vagy szűrők alkalmazását. Az ELOprofessional beépített globális és egyéni űrlap-kezelővel rendelkezik, megkönnyítve dokumentumok automatikus létrehozását. Ez teszi lehetővé egy-egy üzleti folyamat során a folyamatra jellemző dokumentumok – pl. megrendelés – létrehozását, mely aztán közvetlenül elküldhető az ELO DMS-ből e-mailekként.

Másolatok ellenőrzése

Általános jelenség az e-mailek elterjedése miatt a fájlok felesleges raktározása. Nem ritka, hogy egy dokumentumot százszor vagy akár ezerszer elmentünk a cég rendszereiben, mely jelentős többletköltséget jelent jó néhány szempontból. Az ELO-ba integrált másolat-ellenőrző funkció megoldást kínál erre a dokumentum digitális „ujjlenyomatát” használva annak ellenőrzésére, hogy az már szerepel-e az archívumban. Ha igen, akkor az ELO felajánlja, hogy létrehoz egy logikai kapcsolatot ahelyett, hogy újra tárolná a dokumentumot. Ezzel nemcsak pénz takarítható meg, de biztosítható, hogy mindig a dokumentum megfelelő verzióját használjuk.

Strukturált és jól szervezett

Az üzleti folyamatokban fontos, hogy egyszerre teljes rálátásunk, illetve meghatározott hozzáférésünk legyen a dokumentumokhoz és adatokhoz. Az ELOprofessional ezt a célt nem csupán irattári tervek segítségével oldja meg, hanem lehetőséget ad egyéni beállítások, nézetek meghatározására is. Az irattári terv grafikai megjelenítése biztosítja bármilyen jellegű munkafolyamat (úgy, mint call center-jellegű megoldások, projektek vagy CRM stb.) ábrázolását. Egy folyamat adott pillanatban lévő állapota (mint folyamatban lévő ügyek) így valós időben lekérdezhető az úgynevezett „dinamikus mappák” segítségével.

Ismételt előterjesztés és teendők listája

Gyakran bizonyos folyamatokat nem lehet azonnal befejezni, és szükség van más kollégák közreműködésére is. Az ELO rendelkezik egy integrált ismételt-előterjesztés menedzsment funkcióval, hogy ezt a problémát kezelje. A felhasználók ennek segítségével határidőket tűzhetnek ki adott dokumentumok elkészítésére maguk, illetve mások számára. Ez gondoskodik arról, hogy kritikus határidőket ne mulasszanak el, például szerződések megújítását. Néha egészen meglepő, hogy a PC technológia használata helyett rutinszerűen kevésbé hatékony megoldásokat alkalmaznak, megszakítva az elektromos média vonalát, a dokumentumokat kinyomtatják és kézzel szállítják az információt, melynek eredménye, hogy a szükséges információt nagy fáradsággal kell kikeresni. Az ELO DMS szoftver automatizált megoldásokat kínál ezeknek a helyzeteknek az optimalizálására.

Integrált dokumentum megjelenítés

Az integrált betekintő programot különösen könnyű használni. Segítségével könnyen böngészhető egy mappa tartalma, legyen az bármilyen formátumú, a dokumentumot közvetlenül az ELO környezetben jeleníti meg. Az ELO rendelkezik további bővítőmodulokkal is, hogy kiterjessze ezt a funkcióját speciális fájlokra is, például CAD-re. Van benne egy ikon-nézet is, mely a gyors navigációt segíti. Az egyes oldalak gyorsan böngészhetőek, illetve a mappa tartalma megtekinthető és rendezhető, virtuális diákként megjelenítve azokat egy áttekinthető táblán, mely a munkát még inkább megkönnyíti. Munka közben megjegyzéseket és feldolgozási utasításokat fűzhetünk a dokumentumokhoz.

Verzió és revízió menedzsment

Tervezéskor, projektek menedzselésekor vagy szerződések írásakor mindig fontos, hogy könnyen áttekinthessük munkánkat. Nagyon fontos, hogy tudjuk a választ olyan kérdésekre, mint például „Melyik a legkésőbbi verzió?” vagy „Ki mit változtatott a dokumentumon?”. Az ELO-nak része az automatikus verzió menedzsment, kezeli egy dokumentum összes változtatását, és feljegyzi, hogy ki, mikor és melyik dokumentumban változtatott. A korábbi verziók is bármikor megtekinthetők. Sőt, nem csak az egyes dokumentumok, hanem teljes folyamatok, mappák és irattárak is kikérhetők és „offline” módon elérhetők.

Tevékenység-menedzsment

A verzió-menedzsment kiegészítőjeként az ELO rendelkezik tevékenységek nyomonkövetési lehetőségével is. Ez különösen akkor hasznos, amikor külső partnereknek küldenek e-mailt, mert az ELO automatikusan figyeli, hogy a szükséges iratok teljes terjedelmükben vannak-e csatolva, nem hiányosak-e, illetve, hogy mindent visszaküldtek-e egy meghatározott időtartam után. Az érkező dokumentumok automatikusan visszakerülnek a megfelelő munkafolyamatokba, így biztosítva a gördülékeny munkát.

Magas adatáteresztő képesség

Az ELOprofessional archiváló szerver része egy aszinkron csatorna, amely biztosítja a magas adatáteresztő képességet és stabilitást még a legnagyobb igénybevétel mellett is, ezzel különösen alkalmas igen nagy mennyiségű dokumentumok archiválására. Ráadásul a rendkívül hatékony kezelőfelület lehetővé teszi a speciális adatátvitelt és az integrációs modulok használatát, amennyiben igény van rá. Például az XML import modul egy egyszerű művelettel áthelyezi a dokumentumokat és a leíró metaadatokat. Ráadásul az XML szabvány használata biztosítja az adatátvitel folyamán, hogy külső alkalmazások is könnyen kapcsolódni tudjanak az ELOprofessional archiváló szerverhez. Már léteznek standard, integráló és kapcsolódó eszközök a legnépszerűbb alkalmazásokhoz (mint például Microsoft Office és e-mail kliensek, ERP integráció stb.).

BIZTONSÁGOS DIGITÁLIS ARCHIVÁLÁS? IGEN!

Az archiváló szerver az ELOprofessional lelke. A cég központi adminisztrációjának integráns részeként az összes fontos cégdokumentum és adat hosszú távú megőrzését biztosítja és villámgyorsan gondoskodik ezek rendelkezésére állásáról.

Bizalmas dokumentumok és adatvesztés elleni védelem

Az ELOprofessional 128 bites titkosítással képes a kiválasztott archívum részeket, különösen az érzékeny adatokat levédeni. Ez biztosítja, hogy az adatokat nem tudja elolvasni vagy elérni arra felhatalmazással nem rendelkező személy.

Az ELOprofessional egy sor adatmentési módszert támogat. Van lehetőség hosszú távú mentésre úgymint jukebox-ok, automatizált szalagon rögzített könyvtárak vagy a mágneses média-alapú WORM megoldásként az EMC Centera integrálására. Manapság, az ELOprofessional szerverek világszerte a legnagyobb hatékonysággal és biztonsággal végzik az archiválást, méghozzá terabájtokban mérhető adatmennyiségeket feldolgozva. ELOprofessional szerverek, többféle hardver platformon, szerverfürtökben működhetnek.

Magas rendelkezésre állás

Kiemelkedő tulajdonsága az ELOprofessional rendszernek, hogy közvetítő és sokszorosító modulok alkalmazásával létrehozhat egy fizikailag másik „készenléti” szervert. Ha a fő szerver meghibásodna, a felhasználók egyszerűen átkapcsolódnak a készenléti szerverre. Auditáló és aláíró technológiákkal kiegészítve az ELOprofessional archiváló szerver rendelkezik a dokumentumok illegális módosítása vagy megtekintése elleni védelemmel. A legkorszerűbb digitális ujjlenyomat és titkosítási technikákat alkalmazva, azonnal felderíthető a dokumentumok időközi manipulálása. A digitális aláírás modul megfelel az idevágó rendelkezéseknek, és használható egyéni, illetve csoportos aláírásokhoz.

Archiváló szerverek disztribúciója

Az ELO replikációs modul lehetővé teszi a dokumentumok és metaadatok kölcsönös disztribúcióját a világszerte elhelyezett ELO archivumok között.

Függetlenül attól, hogy egy installáció kicsi vagy nagy, megvan az igény arra, hogy minél könnyebb legyen adminisztrálni illetve, hogy gyakori karbantartás nélkül is működjön. Az ELOprofessional jellemzője, hogy megkönnyíti az adminisztrátorok és a rendszert menedzselők életét.

LDAP kapcsolódás és egyszerű bejelentkezés (SSO)

Különösen nagyobb installációk esetén fontos, hogy a meglévő felhasználók és csoportok struktúráját közvetlenül át lehessen mozgatni egy létező könyvtárrendszerből. Lehetőség van az Active Directory és az ELO folyamatos összehasonlítására. Annak érdekében, hogy a hozzáférési jelszavak számát minimalizálni lehessen, az ELOprofessional egyszeri bejelentkezéssel (Single Sign-on) is működhet.

Automatizált szoftver disztribúció és központosított felhasználói profil karbantartás

Az ELOprofessional támogatja az összes hagyományos szoftverterjesztő eszközt a Windows-os PC-ken. Különösen kisebb installációk esetén kiváló segítség az ELOprofessional, mivel az ELO kliens automatikusan frissül. A felhasználók beállításainak és profiljának központi szabályozási lehetősége szintén nagyon hasznos lehet. Minden fontos programbeállítást a központi adatbázisban lehet elvégezni, ami leegyszerűsíti az egyes felhasználói csoportok beállításait.

Összetett funkciók felhasználóbarát adminisztrációja

Grafikus felületek és varázslók segítik a rendszer adminisztrátorokat az olyan összetett feladatok, mint lapolvasó profilok, vonalkód definíciók vagy dokumentum felismerés beállítása.

A rendkívül hatékony jogosultság kezelő segítségével a dokumentumok, kulcsszavak, illetve struktúra elemekhez adott jogok megadhatóak, vagy akár örökíthetőek.

Az ELOprofessional rendszer ezáltal mind a szerep-, mind a csoport- meghatározásokat támogatja. A dokumentumok hozzáférési jogai egyénileg is megadhatók vagy általánosságban hozzárendelhetők adott dokumentum típusokhoz.

Rendszerfigyelés

A rendszer érzékenysége a külső zavarokra fontos kérdéssé teszi a rendelkezésre állást. Ebben a hibás működés- és hibák korai felismerése játssza a legfontosabb szerepet.

Erre a célra az ELOprofessional egy sor belső beállítási és lekérdezési lehetőséget kínál. Ezen felül az összes használt monitorozó rendszerhez személyre szabható felületeken lehet kapcsolódni, amit például egy grafikus rendszerfigyelő támogat egy automata riasztó rendszerrel.

Workflow control

Az ELOprofessional workflow modulja a program egyik leghasznosabb része. Azok az üzleti folyamatok, amelyeket régebben papíron végeztek el és nagyrészt kézzel ellenőriztek, most reprodukálhatók digitalizálva is. Az eredmény: a folyamatok egy szempillantás alatt elvégezhetők, s számtalan lehetőség nyílik az automatizálásra. A szállítási és a várakozási időszakok, amelyek gyakran előfordulnak a hagyományos papír alapú dokumentumokkal, így teljesen elmaradnak.

Egyszerű modellezés

Az ELO rendszer egy grafikus tervező programot kínál, amellyel létrehozható a munkafolyamat. Ezzel az eszközzel a meglévő üzleti folyamatok gyorsan feldolgozhatók és dokumentálhatók, ráadásul hozzáadott logikai megoldásokkal (összeghatártól függő felelős munkatárs, tárolási periódus stb.) korlátlanul összetett struktúrák hozhatók létre. Több workflow egymásba is ágyazható és külső munkatársakat kapcsolhat hozzá e-mailen keresztül. A meglévő workflow funkciók mellett az ELO lehetővé teszi szkriptek integrálását minden egyes workflow elemhez, amely számtalan további funkcióval bővíti ki a már meglevő workflow logikai hálózatot.

Workflow monitoring

Gyakran több száz workflow fut egymással párhuzamosan. Ez azt jelenti, hogy szükségessé válhat az áttekintésük. Az ELO rendszer képes figyelemmel kísérni az összes aktív workflow-t. A felhasználók bármikor leellenőrizhetik, hogy adott üzleti folyamatok adott időpontban hol tartanak, kinek a felelőssége a jóváhagyásuk. Figyelmeztetéseket állíthatnak be, hogy tájékoztatást kapjanak, ha az előírt határidőket nem sikerül betartani. A befejezett üzleti folyamatok teljes átláthatóságát jelentéskészítő eszközök biztosítják még évekkel később is.

Az ad-hoc workflow lehetővé teszi a gyorsabb feldolgozást

Gyakran előállhat olyan helyzet, amelyben egy munkafolyamat nincs leírva standard workflow-val, viszont nem éri meg egy újabb standard workflow létrehozása erre az egyedi esetre. Ennek megoldására az ELO rendelkezik egy ad-hoc workflow lehetőséggel, amelyben gyorsan és spontán módon létrehozhatók munkafolyamatok. Vontatás (Drag&drop) módszerrel pillanatok alatt mentesítő folyamatokat lehet generálni vagy folyamat sorozatot létrehozni. Az előre megírt sablonok tovább könnyítik munkánkat.

Ábrázoló szolgáltatások torlódások elkerülésére

Az optimális üzleti folyamatokban problémamentesen zajlanak a worflow-k. Mégis előfordulhatnak elháríthatatlan zavarok szabadságolás, betegség vagy túlterheltség esetén. A szükséges rugalmasság biztosítása érdekében az ELOprofessional rendelkezik egy helyettesítés kezelővel, mely tartalmaz egy listát, amelynek alapján automatikusan meghatároz valakit, aki el tudja látni az adott feladatot. Postafiókok és speciális dokumentum nézetek is szolgálják ezt a célt. Tökéletes átláthatóságot is nyújt az ELO rendszer: melyik dokumentumon ki, milyen folyamat részeként, kinek a megbízásából dolgozott.

Internet kapcsolat

Manapság a world wide web világszerte rendelkezésünkre áll, hogy hozzáférjünk az információhoz. Az ELOprofessional tökéletes rugalmasságot biztosít: az ELO Internet Gateway-en keresztül szokásos böngészőkkel – például Internet Explorer vagy Mozilla Firefox segítségével – internetezhetünk. Így új munkatársak, üzleti partnerek vagy üzletfelek gyorsan és könnyen beintegrálhatók a digitális üzleti folyamatokba.

E-mail archiválás

A túlterhelt e-mail rendszerek olyan kihívásokat jelentenek, amellyel egyre több cégnek kell foglalkoznia. Mivel az e-mailen keresztüli kommunikáció egyre inkább terjed, a napi e-mailek száma drasztikusan megemelkedett. Ráadásul könnyen okozhatnak szervezési és technikai problémát. Az ELOprofessional E-mail Archiváló (mely Lotus Domino, Microsoft Exchange és más rendszerekre alkalmazható) képes megoldani ezeket a problémákat.

Mobil és független

Manapság az üzleti világban elengedhetetlen a mobilitás. Akár adásvételkor, akár projektben dolgozva, esetleg egy általános üzleti utazás alkalmával fontos lehet, hogy a szükséges információ rendelkezésünkre álljon. Az, hogy fizikai helyünktől függetlenül, útközben dolgozhatunk feladatainkon, és gyorsan reagálni tudunk a felmerülő megkeresésekre, növeli a hatékonyságot és hihetetlen versenyelőnyt jelenthet a mai üzleti világban. Az ELOprofessional különböző módokat kínál ennek teljesítésére.

CAD adat menedzsment

Az építőiparban, az adminisztrációban és más iparágakban egyre több ember használ CAD rendszereket. Nincs határa az alkalmazásoknak: a termékektől a rendszerek tervezéséig, az ingatlanoktól az elektronikáig. A CAD rendszerek fontos összekötő elemet képeznek egy termék életciklusának láncolatában. Ezért természetes, hogy az ELOprofessional rendelkezik egy jól működő CAD integrációs modullal.

SAP integráció

Mint piacvezető alkalmazás, az SAP természetesen támogatást élvez az ELOprofessional környezetben, mely nagyobb mértékű, mint az általános dokumentáció és printlista archiválás integrációja. Az integráció minden szempontot megvalósít, mivel ez volt a vezérelv a legutóbbi években: és ez elvezetett számos hatékony, jól működő funkció elkészítéséhez ebben a környezetben, válaszként a nagy projektek kihívásaira.

Funkciók áttekintése

Multi-kliens stratégia

• Windows kliens: sztenderd kliens Windows környezethez
• Java kliens: platform független kliens Windows-hoz, Linux-hoz, Mac OS-hez
• Internet Gateway: böngésző alapú HTML hozzáférés az ELO archívumhoz
• Outlook kliens: dokumentumkezelés Microsoft Outlook-kal
• Explorer kliens: ELO hozzáférés a Windows Explorer-ből
• Mobil kliens notebook-hoz: mobil munkavégzés és a dokumentumok automatizált szinkronizációja
• Okostelefon kliens: mobil munkavégzés minden használatos okostelefonnal, mint pld. az Apple iPhone 3G-vel
• Valamennyi kliens intuitív és felhasználóbarát felülettel rendelkezik.

Archívum

• Az adatok revízióbiztos archiválása az előírt életciklusra
• Valamennyi hosszútávú tárolást kínáló gyártó minősített támogatása, úgymint: NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, Plasmon
• Backup modul a további hosszútávú tárolók – WORM, UDO, DVD Jukebox – kezeléséhez
• Duplikáció ellenőrzés a többszörös iktatás elkerülésére
• Több archívum és iktatási útvonal párhuzamos kezelése
• Kimerítő riport- és audit funkciók valamennyi archívum funkcióhoz
• Archívum tartalmak replikációja földrajzilag különböző helyen lévő szerverek esetén
• Magas fokú rendelkezésre állás és tartós stabilitás

Dokumentumkezelés

• Szabadon definiálható, tetszőleges mappastruktúrák
• Gyors lapozás a dokumentumokban
• Megjegyzések és bélyegzők elhelyezése közvetlenül a dokumentumok képére
• Egy dokumentum megtekintése különböző mappákban logikai másolatok alapján
• Összefüggő dokumentumok hyperlinkkel való összekötése
• A különböző dokumentumok és mappák színekkel való megkülönböztetése
• Index sémák szabad definíciója
• Kikölcsönzés/visszahelyezés (check-in/check-out) egy dokumentum különböző verzióinak áttekinthető kezeléséhez
• Dinamikus mappák felhasználó által definiált megtekintéshez
• Saját sztenderd regiszterek szabad definíciója
• Intelligens iktatási asszisztens
• E-mailek és mellékleteik Drag & Drop mozgatása közvetlenül a Microsoft Outlook-ból
• Automatikus verziótörténet
• Egy dokumentum különböző verzióinak összehasonlítása
• Dokumentumok konvertálása hosszú távú formátumra, mint TIFF és PDF/A
• Iktatási mappa automatikus létrehozása
• Az index és kulcsszólisták többnyelvűek
• Különböző dokumentum típusok alapján való strukturálás
• Feladatkezelés és emlékeztető határidők
• Törölt dokumentumok helyreállítása
• A különböző dokumentumok és mappák a Munkalap fül alatt egyszerűen szerkeszthetők
• Kulcsszólista szűrő
• Az index információk verziókövetése

Dokumentumok megjelenítése

• Minden használatos dokumentumforma megmutatása eredeti formátumában
• Különböző nézetek: zoom, teljes képernyő, dokumentum részlet
• TIFF előnézet többoldalas dokumentumoknál
• Dia-előnézet grafkus dokumentumokhoz, képekhez és PDF fájlokhoz

Internetes tartalommenedzsment (WCM)

• Többnyelvű weboldalak támogatása
• A tartalom közvetlenül a weboldalon hozható létre, változtatható, fordítható
• Valamennyi dokumentum menedzsment funkció integrálása: check-in/check-out, verziókövetés, workfow és revízióbiztos archiválás
• Integrált keresés az ELO archívumban
• Gyors installáció
• Felhasználóbarát

Kereső funkciók

• Átfogó keresés valamennyi dokumentum közt
• A keresési találatok jelölése a dokumentumban
• Bővített keresés logikai operátorokkal
• Sztenderd kereső kérdések mentése
• További keresőfunkciók a találati listák finomításához
• Teljes szöveges (Fulltext) keresés kulcsszavakra a teljes dokumentumban
• Kombinált fulltext és index információs keresés
• Közvetlen keresés valamennyi index mezőben
• Hibatűrő keresés
• A találati listák sorba rendezése és exportja
• Tezaurusz használata a többnyelvűséghez és a szakszavakhoz
• Opcionális asszociatív és tartalomra vonatkozó keresés

Workfow funkciók

• Saját workfow szerver
• Ad-hoc workfow a spontán folyamatokhoz
• Grafkus tervező a sztenderd workfow-k meghatározásához
• Különböző workfow verziók kezelése
• A feladatok kiosztása egy sztenderd workfow-n belül
• Az éppen futó és a már lezárt workfow-k kezelése
• A teljes workfow folyamat átlátható jegyzőkönyvezése
• Többszintű eszkaláció menedzsment a határidők átlépése esetén
• Helyettesítés szabályozása betegség vagy baleset esetén
• Felhasználóra és csoportra vonatkoztatott csomópontok
• Tetszés szerinti elosztó- és gyűjtőpontok
• Indexmező-támogatott összehasonlítási- és döntési pontok
• Egy csomópontban eltöltött maximális idő figyelése
• Szkript bővítmények integrációja a workfow csomópont elején és végén

Digitális aláírás

• Integrált egyedi aláírások a workfow folyamatokhoz
• Kötegelt aláírások a tömeges bizonylatokhoz, pld. számlákhoz
• Automatikus aláírás ellenőrzés a bejövő dokumentumoknál
• Automatikus aláírás megújítás az aláírás érvényességének lejártakor

Papírdokumentumok szkennelése

• Integrált szkennelési funkció
• Minden a piacon ismert dokumentum- és hálózati szkenner támogatása, valamint a multifunkciós berendezéseké (MFP) is
• A sztenderd illesztőfelületek támogatása (TWAIN)
• Egy- és többoldalas szkennelés
• A beszkennelt oldalak forgatása, sorba rendezése és szűrése
• A különböző szkenner profilok közvetlen kezelése
• Automatikus elválasztóoldal felismerés
• Képminőség optimalizálás fekete-fehér képeknél
• Az oldalak automatikus egyenesítése nyomtatáskor
• A beszkennelt oldalak automatikus összekapcsolása és szétválasztása

Integrált szövegfelismerés (OCR)

• Automatikus elő-feldolgozás a dokumentumok gyors kulcsszavazásához
• Dokumentum részek felismerése
• Integráció a fulltext adatbázissal

Dokumentumok importja

• Direkt iktatás Microsot Office-ból és Outlook-ból
• Dokumentumok átvétele Drag&Drop módszerrel a Windows Explorer-ből
• Automatikus adat import XML formátumban
• Direkt nyomtatás az ELO archívumba TIFF vagy PDF/A formátumban
• Direkt mentés minden alkalmazásból az Explorer kliensen keresztül
• Archívumok automatikus szinkronizációja a Microsoft Outlook-kal
• Sztenderd import és export funkció az ELO archívumokhoz
• Import szűrő sok más archiváló rendszerhez

Tömeges adatok automatikus beolvasása

• ELO DocXtractor a beszkennelt dokumentumok és e-mailek intelligens osztályozásához és indexeléséhez
• ELO Business Logik Provider a folyamatra vonatkoztatott bizonylat archiváláshoz
• ELO COLD a nyomtatási pool adatok importjához
• ELO XC az e-mail postafiókok szerveralapú e-mail archiválásához
• ELO Barcode a beszkennelt dokumentumok automatikus további feldolgozásához

Felhasználók és jogosultságok irányítása

• Jogosultságok kiosztása az indexmezőkhöz, az index sémákhoz, dokumentumokhoz, mappákhoz, felhasználókra és csoportokra
• Al-adminisztrátorok megadása lehetséges
• Minden használt Directory infrastruktúra integrációja
• Single-Sign-on lehetősége a felhasználóknak
• A struktúra elemek elrejtése, ha nincs hozzáférési jogosultság
• Biztos, 128 bites titkosítás az archívum részekhez
• Részletes jelentések

Bővítési lehetőségek

• Kliens alapú szkripting környezet az automatizációhoz és programbővítéshez
• Terjedelmes illesztőfelület a komplett ELO funkciókészlet összekapcsolásához más alkalmazásokkal
• Integrált tesztkörnyezet az újonnan készült szkriptekhez
• Az esemény-irányította szkript felhívások integrációja szimbólumokon és menüparancsokon keresztül
• Széleskörű jogosultság irányítás a szkriptekhez
• Az alkalmazás szerver direkt programozási lehetősége szabványosított protokollokon keresztül, mint HTTP és SOAP
• Az SAP NetWeaver és Microsoft Office SharePoint szerver platformok támogatása

ELO Professional 7.0 Modulok

Dokumentumok importálása és feldolgozása

• ELO XML: Tömegadatok folyamatautomatizált archiválása.
• ELO Barcode: Az ELO vonalkóddal automatizálható a papíralapú dokumentumok időrabló kézi feldolgozása. A beszkennelt dokumentumok automatikusan besorolásra, egy munkafolyamatba beillesztésre és irattárazásra kerülnek.
• ELO Cold: Tömegadatok Biztonságos átemelése központi EDV alkalmazásokból. Automatikus COLD besorolás és irattárba helyezés.

Dokumentumok felismerése és osztályozása

• ELO OCR: Szövegformációk kinyerése képfájlokból.
• ELO DocXtractor: Beérkező dokumentumok intelligens és automatikus osztályozása és feldolgozása.

Dokumentumok létrehozása és kezelése

• ELO WCM: Webes kapcsolat létesítése és kezelése egyszerű eszközökkel..
• ELO Signatur: Egyetlen kattintás az egérrel: Dokumentumok minősített elektronikus aláírása és az aláírások ellenőrzése.

Dokumentumok tárolása és védelme

• ELO Backup: Automatikus adatbiztonsági másolatok és a dokumentumok besorolási információinak megőrzése.
• ELO Mobil: Teljes ELO ECM funkciókészlet útközben is..
• ELO Replikation: Dokumentumok és adatok automatizált szinkronizálása több irattári szerver illetve telephely között.

Dokumentumok megjelenítése és keresése

• ELO Internet Gateway: Helyfüggetlen dokumentumkezelés az Internet segítségével.
• ELO for Smartphone: Mobil megoldás az Ön IPhone-jához.
• ELO Client: Széles funkciókészlet és intuitív dokumentumkezelés

ELO Professional 7.0 interfészek

ERP

• ELO SAP: Nagyteljesítményű kapcsolódás a SAP R/3, rendszerhez SAP-dokumentumok kényelmes átemelése az ELO-archívumba.
• ELO Sage: A Sage rendszer nagyteljesítményű kapcsolódása az ELO DMS rendszerhez. Zökkenőmentes lefutású folyamatok és írásvédett irattári lerakás.
• ELO Dynamics ERP: Precíz illeszkedés a Microsoft Dynamics Navision és az Axapta alkalmazásaihoz. A dokumentumok biztonságos rögzítése és archiválása a (német) AO, GOBS és GDPdU jogszabályok irányelvei szerint az ELO rendszerében.

CRM

• ELO Dynamics CRM: Az ELO integrációja a Microsoft CRM rendszeréhez jelentősen bővíti az ügyfélkezelés során alkalmazható funkciókészletet.

CAD

• ELO CAD: Az ELO CAD támogatja a rajzok kezelését és precíz módon integrálja az összes szokásos CAD alkalmazást.

Portál

• ELO SharePoint: Az ELO SharePoint összekapcsolja a rugalmas "MOSS 2007" információs portált az ELO rendszerével és mindkét alkalmazás előnyeit egyesíti a felhasználó számára.

Elektronikus levelezés

• ELO Notes: Az ELO rendszer és a Lotus Notes összekapcsolásával nagyképességű DMS-platform keletkezik. Az adatok átvételével az ELO tehermentesíti a Notes adatbankot.
• ELO XC: A megfelelő információk a megfelelő időpontban a megfelelő helyen. Az ELO XC az elektronikus levelek automatikus és írásvédett archiválása mellett lehetővé teszi az elektronikus levelek kezelését is.