ELO Office 8.0 dokumentumkezelő és archiváló szoftver

Egyszerűen szervezettebb

Az ELOoffice 8.0 az ideális megoldás a kisvállalatok és egyedi munkaállomások számára az archiválás és dokumentumkezelési feladatok ellátására. A program az ELO család két nagyobb változatának valamennyi lényegi funkciójával rendelkezik.

Az ELOoffice 8.0 segíti az üzleti folyamatok optimalizálását és automatizálását. Valamennyi dokumentum (legyen az MSOffice dokumentum, e-mail, számla, ügyfél-akta, szerződés, stb.) digitálisan kezelhető a rugalmas és felhasználóbarát iktatási struktúrában. A legkedveltebb MSOffice alkalmazásokhoz, köztük a Microsoft Outlook-hoz való integráció az alapfunkciók egyike. Az ELOoffice csatolófelületeken keresztül csatlakoztatható vállalatirányítási rendszerekhez is (ERP, CRM stb.).

Az akták, dokumentumok kezelése, archiválása és gyors visszakeresése sok vállalat számára a legnagyobb kihívást jelenti. Segítséget ebben egy elektronikus akta jelenthet, amely egy központi archívumra támaszkodik, ahogyan az ELOoffice. A szoftvert rugalmas csatolófelületeken keresztül lehet az üzleti alkalmazásokkal összekötni. Ezután egy kattintással lehet a dokumentumokat bármely programból archiválni, feldolgozni vagy módosításhoz megnyitni. A verziókövetés funkció gondoskodik róla, hogy több különböző változat esetén is mindig felismerhető legyen a legaktuálisabb.

Biztonságos archiválás az ELOoffice-szal

Az ELOoffice 8.0 segítségével az elektronikus dokumentumok és információk a törvényi előírásoknak és formai követelményeknek megfelelően kerülnek archiválásra. Ezen követelményeknek a betartása egyaránt kötelező a kis-, a közép- és a nagyvállalatoknak.

Ismerős elrendezés

Az ELOoffice 8.0 program felépítése a mindenki számára ismert rendező elveken alapszik: irattárba, irattároló szekrénybe, mappába és iratrendezőkbe kerülnek a dokumentumok. Így a szoftver használata azonnal elkezdhető, nem szükséges hozzá hosszas tanulás. A felhasználó egérkattintással navigálhat a mappa-struktúrában és lapozhat a dokumentumokban. A nagyteljesítményű kereső biztosítja, hogy nagyon nagyszámú dokumentum esetén is villámgyorsan rendelkezésre álljon a keresett információ. Ezzel időt, helyet és költséget takarít meg.

Átfogó biztonság

A szoftver hálózati funkcióval rendelkezik - több felhasználó dolgozhat egyidejűleg ugyanabban az archívumban. 128 Bit-es védelem, kulcsszó kiosztás, emlékeztetők és e-mail kapcsolat garantálja a hatékony munkát a felhasználók csoportjaiban. Az import/export funkció lehetőséget kínál a dokumentumok, vagy akár egész mappák vagy irattárolók mozgatására laptopok vagy a nagyobb ELO termékverziók között. Az ELO termékek ezen egymás közötti kompatibilitása erős üzleti növekedés esetén is biztosítja az Ön befektetésének védelmét.

Digitális archiválás az ELOoffice 8.0-val

• automatikus iktatás
• képminőség javítás
• egyéni szkenner profilok megadása
• teljes szöveges keresés (Fulltext)
• a dokumentumokhoz és aktákhoz való gyors hozzáférés
• központi iktatás és biztonság több munkaállomásról való hozzáféréssel
• a változások és megtekintések állandó rögzítése
• hosszútávú archiválás az ELO-TIFF és ELO-PDF/A formátumokon keresztül
• emlékeztető funkció a határidős projektekhez
• hangosjegyzetek csatolása a dokumentumokhoz
• tökéletes, szabványosított csatlakozás a meglévő üzleti alkalmazásokhoz (Microsoft Office, ERP, CRM, szakalkalmazások, mint RA-MICRO, CAD stb.)
• a teljes szöveges keresés (Fulltext) támogatása a Microsoft Office 2007 és a Staroffice 8/OpenOffice.org 2. programok új fájlformáiban is
• email archiválás a Microsoft Outlook integráción keresztül
• elektronikus aláírások tárolása
• a funkciók bővítési lehetősége az ELO Script segítségével

Funkciók áttekintése

Multi-kliens stratégia

• Windows kliens: sztenderd kliens Windows környezethez
• Java kliens: platform független kliens Windows-hoz, Linux-hoz, Mac OS-hez
• Internet Gateway: böngésző alapú HTML hozzáférés az ELO archívumhoz
• Outlook kliens: dokumentumkezelés Microsoft Outlook-kal
• Explorer kliens: ELO hozzáférés a Windows Explorer-ből
• Mobil kliens notebook-hoz: mobil munkavégzés és a dokumentumok automatizált szinkronizációja
• Okostelefon kliens: mobil munkavégzés minden használatos okostelefonnal, mint pl. az Apple iPhone 3G-vel
• Valamennyi kliens intuitív és felhasználóbarát felülettel rendelkezik.

Archívum

• Az adatok revízióbiztos archiválása az előírt életciklusra
• Valamennyi hosszútávú tárolást kínáló gyártó minősített támogatása, úgymint: NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, Plasmon
• Backup modul a további hosszútávú tárolók – WORM, UDO, DVD Jukebox – kezeléséhez
• Duplikáció ellenőrzés a többszörös iktatás elkerülésére
• Több archívum és iktatási útvonal párhuzamos kezelése
• Kimerítő riport és audit funkciók valamennyi archívum funkcióhoz
• Archívum tartalmak replikációja földrajzilag különböző helyen lévő szerverek esetén
• Magas fokú rendelkezésre állás és tartós stabilitás

Dokumentumkezelés

• Szabadon definiálható, tetszőleges mappastruktúrák
• Gyors lapozás a dokumentumokban
• Megjegyzések és bélyegzők elhelyezése közvetlenül a dokumentumok képére
• Egy dokumentum megtekintése különböző mappákban logikai másolatok alapján
• Összefüggő dokumentumok hyperlinkkel való összekötése
• A különböző dokumentumok és mappák színekkel való megkülönböztetése
• Index sémák szabad definíciója
• Kikölcsönzés/visszahelyezés (check-in/check-out) egy dokumentum különböző verzióinak áttekinthető kezeléséhez
• Dinamikus mappák felhasználó által definiált megtekintéshez
• Saját sztenderd regiszterek szabad definíciója
• Intelligens iktatási asszisztens
• E-mailek és mellékleteik Drag & Drop mozgatása közvetlenül a Microsoft Outlook-ból
• Automatikus verziótörténet
• Egy dokumentum különböző verzióinak összehasonlítása
• Dokumentumok konvertálása hosszú távú formátumra, mint TIFF és PDF/A
• Iktatási mappa automatikus létrehozása
• Az index és kulcsszólisták többnyelvűek
• Különböző dokumentum típusok alapján való strukturálás
• Feladatkezelés és emlékeztető határidők
• Törölt dokumentumok helyreállítása
• A különböző dokumentumok és mappák a Munkalap fül alatt egyszerűen szerkeszthetők
• Kulcsszólista szűrő
• Az index információk verziókövetése

Dokumentumok megjelenítése

• Minden használatos dokumentumforma megmutatása eredeti formátumában
• Különböző nézetek: zoom, teljes képernyő, dokumentum részlet
• TIFF előnézet többoldalas dokumentumoknál
• Dia-előnézet grafkus dokumentumokhoz, képekhez és PDF fájlokhoz

Internetes tartalommenedzsment (WCM)

• Többnyelvű weboldalak támogatása
• A tartalom közvetlenül a weboldalon hozható létre, változtatható, fordítható
• Valamennyi dokumentum menedzsment funkció integrálása: check-in/check-out, verziókövetés, workfow és revízióbiztos archiválás
• Integrált keresés az ELO archívumban
• Gyors installáció
• Felhasználóbarát

Kereső funkciók

• Átfogó keresés valamennyi dokumentum közt
• A keresési találatok jelölése a dokumentumban
• Bővített keresés logikai operátorokkal
• Sztenderd kereső kérdések mentése
• További keresőfunkciók a találati listák finomításához
• Teljes szöveges (Fulltext) keresés kulcsszavakra a teljes dokumentumban
• Kombinált fulltext és index információs keresés
• Közvetlen keresés valamennyi index mezőben
• Hibatűrő keresés
• A találati listák sorba rendezése és exportja
• Tezaurusz használata a többnyelvűséghez és a szakszavakhoz
• Opcionális asszociatív és tartalomra vonatkozó keresés

Workfow funkciók

• Saját workfow szerver
• Ad-hoc workfow a spontán folyamatokhoz
• Grafkus tervező a sztenderd workfow-k meghatározásához
• Különböző workfow verziók kezelése
• A feladatok kiosztása egy sztenderd workfow-n belül
• Az éppen futó és a már lezárt workfow-k kezelése
• A teljes workfow folyamat átlátható jegyzőkönyvezése
• Többszintű eszkaláció menedzsment a határidők átlépése esetén
• Helyettesítés szabályozása betegség vagy baleset esetén
• Felhasználóra és csoportra vonatkoztatott csomópontok
• Tetszés szerinti elosztó- és gyűjtőpontok
• Indexmező-támogatott összehasonlítási- és döntési pontok
• Egy csomópontban eltöltött maximális idő figyelése
• Szkript bővítmények integrációja a workfow csomópont elején és végén

Digitális aláírás

• Integrált egyedi aláírások a workfow folyamatokhoz
• Kötegelt aláírások a tömeges bizonylatokhoz, pl. számlákhoz
• Automatikus aláírás ellenőrzés a bejövő dokumentumoknál
• Automatikus aláírás megújítás az aláírás érvényességének lejártakor

Papírdokumentumok szkennelése

• Integrált szkennelési funkció
• Minden, a piacon ismert dokumentum és hálózati szkenner támogatása, valamint a multifunkciós berendezéseké (MFP) is
• A sztenderd illesztőfelületek támogatása (TWAIN)
• Egy- és többoldalas szkennelés
• A beszkennelt oldalak forgatása, sorba rendezése és szűrése
• A különböző szkenner profilok közvetlen kezelése
• Automatikus elválasztóoldal felismerés
• Képminőség optimalizálás fekete-fehér képeknél
• Az oldalak automatikus egyenesítése nyomtatáskor
• A beszkennelt oldalak automatikus összekapcsolása és szétválasztása

Integrált szövegfelismerés (OCR)

• Automatikus elő-feldolgozás a dokumentumok gyors kulcsszavazásához
• Dokumentum részek felismerése
• Integráció a fulltext adatbázissal

Dokumentumok importja

• Direkt iktatás Microsot Office-ból és Outlook-ból
• Dokumentumok átvétele Drag&Drop módszerrel a Windows Explorer-ből
• Automatikus adat import XML formátumban
• Direkt nyomtatás az ELO archívumba TIFF vagy PDF/A formátumban
• Direkt mentés minden alkalmazásból az Explorer kliensen keresztül
• Archívumok automatikus szinkronizációja a Microsoft Outlook-kal
• Sztenderd import és export funkció az ELO archívumokhoz
• Import szűrő sok más archiváló rendszerhez

Tömeges adatok automatikus beolvasása

• ELO DocXtractor a beszkennelt dokumentumok és e-mailek intelligens osztályozásához és indexeléséhez
• ELO Business Logik Provider a folyamatra vonatkoztatott bizonylat archiváláshoz
• ELO COLD a nyomtatási pool adatok importjához
• ELO XC az e-mail postafiókok szerveralapú e-mail archiválásához
• ELO Barcode a beszkennelt dokumentumok automatikus további feldolgozásához

Felhasználók és jogosultságok irányítása

• Jogosultságok kiosztása az indexmezőkhöz, az index sémákhoz, dokumentumokhoz, mappákhoz, felhasználókra és csoportokra
• Al-adminisztrátorok megadása lehetséges
• Minden használt Directory infrastruktúra integrációja
• Single-Sign-on lehetősége a felhasználóknak
• A struktúra elemek elrejtése, ha nincs hozzáférési jogosultság
• Biztos, 128 bites titkosítás az archívum részekhez
• Részletes jelentések

Bővítési lehetőségek

• Kliens alapú szkripting környezet az automatizációhoz és programbővítéshez
• Terjedelmes illesztőfelület a komplett ELO funkciókészlet összekapcsolásához más alkalmazásokkal
• Integrált tesztkörnyezet az újonnan készült szkriptekhez
• Az esemény-irányította szkript felhívások integrációja szimbólumokon és menüparancsokon keresztül
• Széleskörű jogosultság irányítás a szkriptekhez
• Az alkalmazás szerver direkt programozási lehetősége szabványosított protokollokon keresztül, mint HTTP és SOAP
• Az SAP NetWeaver és Microsoft Office SharePoint szerver platformok támogatása

ELO Office 8.0 modulok

Dokumentumok importálása és feldolgozása

• ELO Barcode: Az ELO vonalkóddal automatizálható a papíralapú dokumentumok időrabló kézi feldolgozása. A beszkennelt dokumentumok automatikusan besorolásra, egy munkafolyamatba beillesztésre és irattárazásra kerülnek.
• ELO Cold: Tömegadatok biztonságos átemelése központi EDV alkalmazásokból. Automatikus COLD besorolás és irattárba helyezés.

Dokumentumok felismerése és osztályozása

• ELO OCR: Szövegformációk kinyerése képfájlokból.

Dokumentumok létrehozása és kezelése

• ELO Signatur: Egyetlen kattintás az egérrel: Dokumentumok minősített elektronikus aláírása és az aláírások ellenőrzése.

Dokumentumok megjelenítése és keresése

• ELO Client: Széles funkciókészlet és intuitív dokumentumkezelés

ELO Office 8.0 interfészek

ERP

• ELO Sage: A Sage rendszer nagyteljesítményű kapcsolódása az ELO DMS rendszerhez. Zökkenőmentes lefutású folyamatok és írásvédett irattári lerakás.

CAD

• ELO CAD: Az ELO CAD támogatja a rajzok kezelését és precíz módon integrálja az összes szokásos CAD alkalmazást.