ELO Enterprise 7.0 dokumentumkezelő és archiváló szoftver

ELOenterprise - ECM architecture for the future

Az ELOenterprise kiemelkedő jellemzője, hogy a központi centralizált irattáron alapuló rendszer nyújtja az Enterprise Content Management (vállalati tartalomkezelő) szolgáltatást. Ezeket a programokat teljes egészében Java alatt fejlesztették, ezért gyakorlatilag bármilyen platformon használhatók, úgymint Windows, Linux, UNIX, Solaris stb. A jó skálázhatóságot a moduláris és fürtözhető kiszolgáló architektúra biztosítja. Természetesen ez lehetővé teszi a skálázható szerverfarmok létrehozását nagyobb cégek számára. Az ELOenterprise szolgáltatás-orientált felépítése (service oriented architecture, SOA) lehetővé teszi a tartalmak, a folyamatok és a szolgáltatások egyszerű integrációját a meglevő alkalmazásokkal. Az ELOenterprise használatával lehetővé válik, hogy a hálózati szolgáltatásokat integrálják a meglévő folyamatokkal, minden releváns adattal és dokumentummal együtt más alkalmazásokkal, méghozzá gyorsan és költség-hatékonyan.

Ez az igen széles-spektrumú integrációs rendszer máris létezik számtalan, az üzletben fontos alkalmazáshoz, például SAP-hoz, Baanhoz, Navisionhöz, Sage Software-hez stb. A meglevő funkciók ezen tág köre az, ami olyan nagyszerű az ELOenterprise-ban. Ez a rugalmas moduláris alkotóelem struktúra lehetővé teszi, hogy szinte minden funkció elérhető legyen az ELOenterprise segítségével.

Nagy teljesítményű komponensei, mint például az ELO DocXtractor, nagyszámú strukturálatlan információ – mint például emailek és számlák - automatikus, intelligens osztályzását képes elvégezni. A rendkívül hatékony ELO Workflow modul ellenőrzi a teljes üzleti folyamatot, szünet és holtidő nélkül, míg az ELO Archiváló Szerver gondoskodik az aláírás és a dokumentumok, illetve adatok hosszú távú archiválásának jogi kívánalmainak teljesítéséről.

Függetlenül attól, hogy milyen irányba fejlődik, az ELOenterprise biztonságot nyújt befektetéseinek.

A modern üzleti környezetben különösen fontos, hogy a megfelelő információ megfelelő időben a megfelelő helyre érkezzen meg. A hagyományos módszerekkel ezt ma már nem mindig lehet garantálni. Az információáramlás és az életciklus hatékony és gazdaságos menedzsmentje megkívánja egy hatékony ECM rendszer meglétét, mely szerepnek az ELOenterprise tökéletesen megfelel. Az ELOenterprise intelligens adatrögzítést és az azt követő teljes adat adminisztráció lehetőségét nyújtja, mindezt egyetlen közös tárhelyen. Mindegy, hogy az információ e-mailen vagy postán érkezik, belső munkatárstól, egy speciális szoftvertől vagy alkalmazástól, az ELOenterprise nem pusztán archiválja, de analizálja is az információ tartalmát, aztán pedig automatikusan vagy beállítás szerint, elérhetővé teszi az információt a későbbi üzleti folyamatok számára.

Az ELOenterprise Workflow-szerver ellenőrzi az információ automatikus, illetve szabályozott áramlását – az üzleti módszerektől függően. A tárhelyek hatékony keresési képességén túl biztosítja az adatok és tudás rendelkezésre állását is. Mindezt a beépített, intelligens ELOenterprise Archiváló és Tartalom (Archive and Content) szerver végzi. Az ELOenterprise ECM rendszer lehetővé teszi a gazdaságos adatkezelést, mely különböző tárolási technikákat alkalmaz, függően az információ életciklusától és az adatokhoz való gyors hozzáférés kívánalmaitól. Ez magába foglalja az információ automatikus tárolását és az információ végső törlésének ellenőrzését, a jogi kívánalmaknak megfelelően. Az ELOenterprise ILM stratégia biztosítja, hogy az üzleti információ a felhasználó számára rendelkezésre álljon, a vállalkozásnak pedig mindez minél kevesebbe kerüljön.

A piacon nagyszámban vannak jelen DMS megoldások. Tehát az ár és a teljesítmény, a funkcionalitás és a felhasználóbarát jellemzők minden bizonnyal lényegbevágó tényezők e termékek értékelése során. Azonban még ennél is fontosabb az, hogy hogyan illeszkednek az egyes megoldások a vállalatok, különösen a saját vállalkozásunk speciális követelményeihez. Ez a felismerés tükröződik az ELO termékpalettájában.

Funkciók áttekintése

Multi-kliens stratégia

• Windows kliens: sztenderd kliens Windows környezethez
• Java kliens: platform független kliens Windows-hoz, Linux-hoz, Mac OS-hez
• Internet Gateway: böngésző alapú HTML hozzáférés az ELO archívumhoz
• Outlook kliens: dokumentumkezelés Microsoft Outlook-kal
• Explorer kliens: ELO hozzáférés a Windows Explorer-ből
• Mobil kliens notebook-hoz: mobil munkavégzés és a dokumentumok automatizált szinkronizációja
• Okostelefon kliens: mobil munkavégzés minden használatos okostelefonnal, mint pld. az Apple iPhone 3G-vel
• Valamennyi kliens intuitív és felhasználóbarát felülettel rendelkezik.

Archívum

• Az adatok revízióbiztos archiválása az előírt életciklusra
• Valamennyi hosszútávú tárolást kínáló gyártó minősített támogatása, úgymint: NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard, Hitachi, Plasmon
• Backup modul a további hosszútávú tárolók – WORM, UDO, DVD Jukebox – kezeléséhez
• Duplikáció ellenőrzés a többszörös iktatás elkerülésére
• Több archívum és iktatási útvonal párhuzamos kezelése
• Kimerítő riport- és audit funkciók valamennyi archívum funkcióhoz
• Archívum tartalmak replikációja földrajzilag különböző helyen lévő szerverek esetén
• Magas fokú rendelkezésre állás és tartós stabilitás

Dokumentumkezelés

• Szabadon definiálható, tetszőleges mappastruktúrák
• Gyors lapozás a dokumentumokban
• Megjegyzések és bélyegzők elhelyezése közvetlenül a dokumentumok képére
• Egy dokumentum megtekintése különböző mappákban logikai másolatok alapján
• Összefüggő dokumentumok hyperlinkkel való összekötése
• A különböző dokumentumok és mappák színekkel való megkülönböztetése
• Index sémák szabad definíciója
• Kikölcsönzés/visszahelyezés (check-in/check-out) egy dokumentum különböző verzióinak áttekinthető kezeléséhez
• Dinamikus mappák felhasználó által definiált megtekintéshez
• Saját sztenderd regiszterek szabad definíciója
• Intelligens iktatási asszisztens
• E-mailek és mellékleteik Drag & Drop mozgatása közvetlenül a Microsoft Outlook-ból
• Automatikus verziótörténet
• Egy dokumentum különböző verzióinak összehasonlítása
• Dokumentumok konvertálása hosszú távú formátumra, mint TIFF és PDF/A
• Iktatási mappa automatikus létrehozása
• Az index és kulcsszólisták többnyelvűek
• Különböző dokumentum típusok alapján való strukturálás
• Feladatkezelés és emlékeztető határidők
• Törölt dokumentumok helyreállítása
• A különböző dokumentumok és mappák a Munkalap fül alatt egyszerűen szerkeszthetők
• Kulcsszólista szűrő
• Az index információk verziókövetése

Dokumentumok megjelenítése

• Minden használatos dokumentumforma megmutatása eredeti formátumában
• Különböző nézetek: zoom, teljes képernyő, dokumentum részlet
• TIFF előnézet többoldalas dokumentumoknál
• Dia-előnézet grafkus dokumentumokhoz, képekhez és PDF fájlokhoz

Internetes tartalommenedzsment (WCM)

• Többnyelvű weboldalak támogatása
• A tartalom közvetlenül a weboldalon hozható létre, változtatható, fordítható
• Valamennyi dokumentum menedzsment funkció integrálása: check-in/check-out, verziókövetés, workfow és revízióbiztos archiválás
• Integrált keresés az ELO archívumban
• Gyors installáció
• Felhasználóbarát

Kereső funkciók

• Átfogó keresés valamennyi dokumentum közt
• A keresési találatok jelölése a dokumentumban
• Bővített keresés logikai operátorokkal
• Sztenderd kereső kérdések mentése
• További keresőfunkciók a találati listák finomításához
• Teljes szöveges (Fulltext) keresés kulcsszavakra a teljes dokumentumban
• Kombinált fulltext és index információs keresés
• Közvetlen keresés valamennyi index mezőben
• Hibatűrő keresés
• A találati listák sorba rendezése és exportja
• Tezaurusz használata a többnyelvűséghez és a szakszavakhoz
• Opcionális asszociatív és tartalomra vonatkozó keresés

Workfow funkciók

• Saját workfow szerver
• Ad-hoc workfow a spontán folyamatokhoz
• Grafkus tervező a sztenderd workfow-k meghatározásához
• Különböző workfow verziók kezelése
• A feladatok kiosztása egy sztenderd workfow-n belül
• Az éppen futó és a már lezárt workfow-k kezelése
• A teljes workfow folyamat átlátható jegyzőkönyvezése
• Többszintű eszkaláció menedzsment a határidők átlépése esetén
• Helyettesítés szabályozása betegség vagy baleset esetén
• Felhasználóra és csoportra vonatkoztatott csomópontok
• Tetszés szerinti elosztó- és gyűjtőpontok
• Indexmező-támogatott összehasonlítási- és döntési pontok
• Egy csomópontban eltöltött maximális idő figyelése
• Szkript bővítmények integrációja a workfow csomópont elején és végén

Digitális aláírás

• Integrált egyedi aláírások a workfow folyamatokhoz
• Kötegelt aláírások a tömeges bizonylatokhoz, pld. számlákhoz
• Automatikus aláírás ellenőrzés a bejövő dokumentumoknál
• Automatikus aláírás megújítás az aláírás érvényességének lejártakor

Papírdokumentumok szkennelése

• Integrált szkennelési funkció
• Minden a piacon ismert dokumentum- és hálózati szkenner támogatása, valamint a multifunkciós berendezéseké (MFP) is
• A sztenderd illesztőfelületek támogatása (TWAIN)
• Egy- és többoldalas szkennelés
• A beszkennelt oldalak forgatása, sorba rendezése és szűrése
• A különböző szkenner profilok közvetlen kezelése
• Automatikus elválasztóoldal felismerés
• Képminőség optimalizálás fekete-fehér képeknél
• Az oldalak automatikus egyenesítése nyomtatáskor
• A beszkennelt oldalak automatikus összekapcsolása és szétválasztása

Integrált szövegfelismerés (OCR)

• Automatikus elő-feldolgozás a dokumentumok gyors kulcsszavazásához
• Dokumentum részek felismerése
• Integráció a fulltext adatbázissal

Dokumentumok importja

• Direkt iktatás Microsot Office-ból és Outlook-ból
• Dokumentumok átvétele Drag&Drop módszerrel a Windows Explorer-ből
• Automatikus adat import XML formátumban
• Direkt nyomtatás az ELO archívumba TIFF vagy PDF/A formátumban
• Direkt mentés minden alkalmazásból az Explorer kliensen keresztül
• Archívumok automatikus szinkronizációja a Microsoft Outlook-kal
• Sztenderd import és export funkció az ELO archívumokhoz
• Import szűrő sok más archiváló rendszerhez

Tömeges adatok automatikus beolvasása

• ELO DocXtractor a beszkennelt dokumentumok és e-mailek intelligens osztályozásához és indexeléséhez
• ELO Business Logik Provider a folyamatra vonatkoztatott bizonylat archiváláshoz
• ELO COLD a nyomtatási pool adatok importjához
• ELO XC az e-mail postafiókok szerveralapú e-mail archiválásához
• ELO Barcode a beszkennelt dokumentumok automatikus további feldolgozásához

Felhasználók és jogosultságok irányítása

• Jogosultságok kiosztása az indexmezőkhöz, az index sémákhoz, dokumentumokhoz, mappákhoz, felhasználókra és csoportokra
• Al-adminisztrátorok megadása lehetséges
• Minden használt Directory infrastruktúra integrációja
• Single-Sign-on lehetősége a felhasználóknak
• A struktúra elemek elrejtése, ha nincs hozzáférési jogosultság
• Biztos, 128 bites titkosítás az archívum részekhez
• Részletes jelentések

Bővítési lehetőségek

• Kliens alapú szkripting környezet az automatizációhoz és programbővítéshez
• Terjedelmes illesztőfelület a komplett ELO funkciókészlet összekapcsolásához más alkalmazásokkal
• Integrált tesztkörnyezet az újonnan készült szkriptekhez
• Az esemény-irányította szkript felhívások integrációja szimbólumokon és menüparancsokon keresztül
• Széleskörű jogosultság irányítás a szkriptekhez
• Az alkalmazás szerver direkt programozási lehetősége szabványosított protokollokon keresztül, mint HTTP és SOAP
• Az SAP NetWeaver és Microsoft Office SharePoint szerver platformok támogatása

ELO Enterprise 7.0 Modulok

Dokumentumok importálása és feldolgozása

• ELO XML: Tömegadatok folyamatautomatizált archiválása.
• ELO Barcode: Az ELO vonalkóddal automatizálható a papíralapú dokumentumok időrabló kézi feldolgozása. A beszkennelt dokumentumok automatikusan besorolásra, egy munkafolyamatba beillesztésre és irattárazásra kerülnek.
• ELO Cold: Tömegadatok Biztonságos átemelése központi EDV alkalmazásokból. Automatikus COLD besorolás és irattárba helyezés.

Dokumentumok felismerése és osztályozása

• ELO OCR: Szövegformációk kinyerése képfájlokból.
• ELO DocXtractor: Beérkező dokumentumok intelligens és automatikus osztályozása és feldolgozása.

Dokumentumok létrehozása és kezelése

• ELO WCM: Webes kapcsolat létesítése és kezelése egyszerű eszközökkel..
• ELO Signatur: Egyetlen kattintás az egérrel: Dokumentumok minősített elektronikus aláírása és az aláírások ellenőrzése.

Dokumentumok tárolása és védelme

• ELO Backup: Automatikus adatbiztonsági másolatok és a dokumentumok besorolási információinak megőrzése.
• ELO Mobil: Teljes ELO ECM funkciókészlet útközben is..
• ELO Replikation: Dokumentumok és adatok automatizált szinkronizálása több irattári szerver illetve telephely között.

Dokumentumok megjelenítése és keresése

• ELO Internet Gateway: Helyfüggetlen dokumentumkezelés az Internet segítségével.
• ELO for Smartphone: Mobil megoldás az Ön IPhone-jához.
• ELO Client: Széles funkciókészlet és intuitív dokumentumkezelés

ELO Enterprise 7.0 interfészek

ERP

• ELO SAP: Nagyteljesítményű kapcsolódás a SAP R/3, rendszerhez SAP-dokumentumok kényelmes átemelése az ELO-archívumba.
• ELO Sage: A Sage rendszer nagyteljesítményű kapcsolódása az ELO DMS rendszerhez. Zökkenőmentes lefutású folyamatok és írásvédett irattári lerakás.
• ELO Dynamics ERP: Precíz illeszkedés a Microsoft Dynamics Navision és az Axapta alkalmazásaihoz. A dokumentumok biztonságos rögzítése és archiválása a (német) AO, GOBS és GDPdU jogszabályok irányelvei szerint az ELO rendszerében.

CRM

• ELO Dynamics CRM: Az ELO integrációja a Microsoft CRM rendszeréhez jelentősen bővíti az ügyfélkezelés során alkalmazható funkciókészletet.

CAD

• ELO CAD: Az ELO CAD támogatja a rajzok kezelését és precíz módon integrálja az összes szokásos CAD alkalmazást.

Portál

• ELO SharePoint: Az ELO SharePoint összekapcsolja a rugalmas "MOSS 2007" információs portált az ELO rendszerével és mindkét alkalmazás előnyeit egyesíti a felhasználó számára.

Elektronikus levelezés

• ELO Notes: Az ELO rendszer és a Lotus Notes összekapcsolásával nagyképességű DMS-platform keletkezik. Az adatok átvételével az ELO tehermentesíti a Notes adatbankot.
• ELO XC: A megfelelő információk a megfelelő időpontban a megfelelő helyen. Az ELO XC az elektronikus levelek automatikus és írásvédett archiválása mellett lehetővé teszi az elektronikus levelek kezelését is.